Manuale Referente

Il Referente è colui che ha la responsabilità all’interno del gruppo di mantenere le relazioni nei confronti di uno o più Produttori, dalle comunicazioni ordinarie alla gestione degli ordini.

Uno dei principi basilari su cui si basa iGruppi è quello di sgravare il compito dell’Amministratore, sarà il Referente infatti a dover gestire qualsiasi tipo di operazione sul Produttore.

Qualsiasi utente del gruppo può creare in piena autonomia un Produttore diventandone così automaticamente Referente.

Le operazioni di gestione del Produttore riguardano:

• Dati anagrafici
• Categorie dei prodotti
• Listino dei prodotti
• Ordini

Entrando nell’area relativa ai Produttori (Gruppo -> Produttori) è possibile aggiungerne uno tramite il pulsante posto sulla destra: “Nuovo Produttore”. Una volta creato appare nell’elenco dei Produttori ed affianco ad essosarà visibile il menù “Gestisci Produttore” con le seguenti voci di menù (img 1):

• Dati Produttore
• Listino Prodotti
• Ordini
• Crea nuovo ordine

Dati Produttore

In quest’area è possibile gestire:

• Dati anagrafici
• Categorie prodotti
• Note

La gestione delle Categorie dei prodotti necessita approfondimenti. Una volta entrati nell’area cliccando su “Categorie prodotti” è possibile aggiungere/modificare/eliminare categorie.

Ogni categoria che andrete a creare in realtà sarà una sottocategoria di una categoria madre (Pasta, Vino, Farina, ecc) gestita a monte da iGruppi. In questo modo potrete organizzare le vostre categorie mantenendo comunque una radice univoca tra tutte le categorie del gruppo.

Per aggiungere una categoria dovete prima selezionare la categoria madre, poi cliccare su Aggiungi (img 2, punto 1), la vostra categoria apparirà sotto nell’elenco dove potrete personalizzarne il nome (img 2, punto 2). Dopo aver modificato il nome della categoria cliccate su SALVA a fondo pagina.

Nel caso in cui sia necessario eliminare una categoria aggiunta per errore cliccate sul pulsante “Rimuovi” di fianco ad ogni sottocategoria. Questa operazione è possibile solo nel caso in cui non siano già stati inseriti prodotti in questa categoria, in tal caso iGruppi vi mostrerà l’elenco dei prodotti presenti in essa:

Cliccando sul nome del prodotto nell’elenco visualizzato (img 3) aprirete direttamente la scheda prodotto in modalità Modifica. Una volta cambiate le categorie di tutti i prodotti presenti nella categoria potrete eliminarla.

Listino Prodotti

Cliccando sulla voce di menù “Listino Prodotti” nel menù Produttore (img 1) potrete gestire il listino dei Prodotti. Entrando in quest’area vedrete sulla destra il pulsante “Nuovo prodotto“. Dopo aver cliccato potrete aggiungere il prodotto compilando i seguenti campi (img 4):

I campi sono tutti obbligatori tranne le “Note”.
Nel menù a tendina “Categoria” ritroverete l’elenco delle sottocategorie precedentemente create nell’area “Dati produttore”.

L’unità di misura rappresenta l’unità base che gli utenti ordineranno. Ad esempio, se selezionate “Confezione” ogni utente ordinerà un numero di confezioni per quel determinato prodotto.

Il campo “Disponibile” (SI, NO) vi consente di disabilitare un prodotto in modo che questo non venga aggiunto agli ordini che creerete successivamente. Potrebbe essere necessario rendere NON disponibile un prodotto temporaneamente (nel caso, ad esempio, di prodotti stagionali) o definitivamente nel caso in cui esca di produzione. Il sistema infatti volutamente non consente di eliminare un prodotto per cui potete solo disabilitarlo, questo per ovvi motivi di integrazione dei dati con gli ordini passati.

Dopo aver compilato tutti i campi cliccate su SALVA a fondo pagina. Il prodotto verrà salvato e verrà visualizzato nel Listino prodotti. A fianco del prodotto troverete il pulsante “Modifica” che vi riporterà alla stessa schermata ma con i dati precedentemente inseriti.

Ordini

L’area Ordini relativa ad un produttore è accessibile tramite il pulsante “Ordini” nel menù contestuale del Produttore (img 1). Cliccando viene mostrato l’elenco completo degli ordini ordinato per Stato (Pianificato, Aperto, Chiuso e Archiviato).

Nella colonna di destra è presente il tasto “Nuovo Ordine” tramite il quale è possibile pianificare un nuovo ordine.

Per ogni ordine esistente invece sarà visibile il menù “Gestione ordini” con le seguenti voci:

• Modifica Ordine
• Prodotti
• Dettaglio Ordine

Nuovo Ordine / Modifica Ordine

La schermata che verrà visualizzata è la stessa sia in fase di inserimento che di modifica (img 5):

Data di Apertura e di Chiusura indicano l’inizio e la fine dell’ordine e ne determinano lo Stato (vedi Documentazione generale – Stato degli ordini).
Il campo “Note consegna” risulterà fondamentale per comunicare a tutti gli utenti le modalità di consegna dei prodotti ordinati.

Prodotti

In quest’area andrete a gestire i Prodotti che potranno essere ordinati dagli utenti.
Per ogni nuovo ordine creato il sistema automaticamente aggiunge TUTTI i prodotti impostati come “Disponibile” nel Listino prodotti (vedi sopra). Una volta entrati in quest’area però potrete nuovamente disabilitare un prodotto (img 6, punto 1) e variarne il prezzo (img 6, punto 2).

 

Attenzione!
Le variazioni di prezzo (così come l’eventuale disabilitazione) di un prodotto effettuate in quest’area sono valide esclusivamente per l’ordine che si sta modificando.

Dopo aver apportato le dovute modifiche cliccate su SALVA a fondo pagina.
A questo punto l’ordine è pronto e alla data di Apertura verrà automaticamente posto in stato Aperto in modo da consentire agli utenti di ordinare i prodotti.

La possibilità di modificare il prezzo dei prodotti viene comunque lasciata aperta per tutti gli ordini in stato Pianificato, Aperto e Chiuso in modo da agevolare le operazioni di “rifinitura” dell’ordine in corso d’opera (e soprattutto nella fase di chiusura dell’ordine dove alcuni prodotti potrebbero essere divenuti non disponibili o il prezzo variato).

Ovviamente il tutto è consentito al solo Referente del produttore.

Dettaglio ordine

In quest’area in qualsiasi momento (a prescindere dallo stato dell’ordine) il Referente può visualizzare il dettaglio dell’ordine composto dall’elenco completo dei Prodotti ordinati e dal dettaglio per ogni singolo utente.

Solo quando l’ordine sarà in stato Chiuso apparirà il pulsante che permette di inviare direttamente l’ordine via email al Produttore (se il campo email del produttore è stato compilato). Viene lasciata a discrezione del Referente la possibilità di inviare anche il dettaglio per ogni singolo utente (alcuni Produttori lo richiedono perchè potrebbero avere necessità di creare in autonomia i “pacchetti” per utente).

 

N.B. La funzionalità di invio Ordine (img 7) sopra descritta è in via di sviluppo!